A maioria das empresas de hotel tech está presente em eventos como o WTM, a Fitur ou a BTL sem uma estratégia clara de geração de negócio. Este artigo apresenta um playbook pré, durante e pós-evento para transformar participação em reuniões qualificadas, parcerias e oportunidades comerciais mensuráveis.
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O canal mais caro que a maioria não mede
‍Feiras e conferências são, para muitas empresas de hotel tech, o maior investimento individual de marketing do ano. Entre stand, viagens, alojamento, materiais e dias de equipa fora do terreno, uma presença séria num evento internacional custa facilmente dezenas de milhares de euros. E, no entanto, é frequentemente o canal menos medido de todos.

O padrão é reconhecível: a equipa volta do evento cansada e otimista, com um bolso cheio de cartões e "conversas muito boas". Três semanas depois, ninguém sabe dizer quantas dessas conversas viraram reuniões, quanto pipeline foi gerado, nem se o evento pagou o que custou. No ano seguinte, a decisão de voltar toma-se por inércia: "estivemos sempre, os concorrentes vão estar".

A boa notícia: o problema raramente está no evento. Os grandes encontros do setor, HITEC, ITB, WTM, Fitur, BTL, FITUR e os eventos regionais na LATAM, continuam a ser dos poucos lugares onde os decisores hoteleiros estão fisicamente concentrados, disponíveis e em modo de descoberta. O problema está na forma como a maioria dos fornecedores os trabalha: como um ato de presença, e não como um canal de vendas com objetivos, processo e medição.

A diferença entre os dois faz-se em três momentos. E o mais importante deles acontece antes de o evento começar.


Antes do evento: 80% do resultado decide-se aqui‍
‍Defina o objetivo comercial: um, não cinco"Visibilidade de marca" não é um objetivo, é uma consequência. Antes de confirmar a presença, decida o que o evento tem de produzir: X reuniões qualificadas com contas do seu ICP, Y conversas avançadas com contas já em pipeline, Z reuniões exploratórias com potenciais parceiros. Números concretos, definidos por evento, porque um WTM não serve para o mesmo que uma BTL, um é uma porta para mercados internacionais e trade, o outro é presença e relação no mercado ibérico.

Este objetivo determina tudo o resto: se precisa de stand ou apenas de credenciais, quem da equipa deve ir, e que orçamento faz sentido.


Construa a agenda antes de construir o stand
‍O erro mais caro em eventos é esperar que as reuniões aconteçam no corredor. Os decisores que interessam, GMs, diretores de revenue, responsáveis de IT de grupos hoteleiros, têm a agenda fechada semanas antes do evento. Se o primeiro contacto acontece no stand, chegou tarde.

O trabalho de outbound pré-evento deve começar quatro a seis semanas antes:
- Liste as contas-alvo presentes: cruze a lista de expositores e participantes com o seu ICP e com as contas abertas no CRM. O evento é, antes de mais, uma desculpa legítima para contactar contas que já queria trabalhar.
- Sequência de contacto dedicada: email e LinkedIn com uma proposta concreta, não "passe pelo nosso stand", mas "temos 20 minutos na quarta de manhã para lhe mostrar como o grupo X reduziu Y; faz sentido?". A mensagem certa para um Revenue Manager não é a mesma que para um Diretor de Operações.
- Envolva os parceiros: integradores, consultores e outros vendors complementares presentes no evento podem fazer introduções que o outbound frio nunca conseguiria. Uma introdução quente num evento vale por dez emails.
- Reserve espaço para o imprevisto: uma agenda 100% cheia não deixa lugar para as oportunidades que só os eventos geram. A proporção saudável: 60-70% de reuniões marcadas, o resto disponível.


Prepare a equipa como prepararia um ciclo de vendas
‍Cada pessoa no evento deve saber: quais são as contas prioritárias e quem são os rostos a reconhecer, qual é o pitch de 30 segundos e a pergunta de qualificação que o segue, e como se regista uma conversa. Um formulário simples de três campos (quem, contexto, próximo passo) preenchido em dois minutos após cada conversa vale mais do que cinquenta cartões guardados no bolso do casaco.


Durante o evento: qualificar, não colecionar‍
‍Menos conversas, melhores conversas
‍O sucesso num evento não se mede em crachás digitalizados. Uma conversa de qualidade num evento tem a mesma estrutura de uma chamada de descoberta comprimida: contexto do interlocutor, um problema identificado, e um próximo passo explícito e aceite, "envio-lhe na segunda-feira o caso do grupo X e marcamos 30 minutos na semana seguinte". Se a conversa termina sem próximo passo combinado, não gerou pipeline; gerou um cartão.

A disciplina inversa também conta: saber desqualificar com elegância. Nem toda a gente que pára no stand é um potencial cliente, e vinte minutos com um curioso são vinte minutos que um decisor do seu ICP passou no stand do concorrente.


O stand é um ponto de encontro, não uma armadilha
‍Se tem stand, ele existe para dar às reuniões marcadas um lugar para acontecer e à marca uma presença física coerente, não para capturar transeuntes. Os melhores momentos comerciais de um evento acontecem frequentemente fora dele: nos pequenos-almoços de networking, nos jantares de mercado, nos side events organizados por associações e parceiros. É aí que a agenda dos 30-40% livres se preenche.


Registe no próprio dia
‍A memória do terceiro dia de feira não é fiável. A regra operacional: nenhuma conversa relevante termina o dia fora do CRM ou do formulário de registo. Quinze minutos de disciplina ao fim de cada dia poupam duas semanas de "quem era mesmo esta pessoa?" no regresso.


Depois do evento: onde o pipeline se ganha ou se perde
‍O follow-up é a fase mais negligenciada e a mais determinante. Os dados do setor são consistentes: a maioria dos leads de eventos nunca recebe seguimento, e os que recebem, recebem-no tarde, quando o contexto já arrefeceu e o decisor já regressou à avalanche do dia-a-dia.


As primeiras 72 horas
‍Cada conversa com próximo passo combinado deve receber o follow-up prometido em 48-72 horas, personalizado, com referência específica à conversa ("como falámos na quinta ao final da tarde, sobre o problema de X"), e com o próximo passo já operacionalizado: a proposta de data para a reunião, o caso de estudo prometido, a introdução ao parceiro. Um follow-up genérico enviado em massa duas semanas depois comunica exatamente o contrário do que a conversa construiu.

Triagem em três níveis
‍Nem todos os contactos merecem o mesmo tratamento. Uma triagem simples resolve:
- Oportunidades quentes: conversas com problema identificado e próximo passo aceite, entram no pipeline, com owner e prazo.
- Contas a nutrir: fit com o ICP mas sem timing, entram numa sequência de nurturing com conteúdo relevante, para estar top of mind quando o momento de compra chegar.
- Parcerias: conversas com integradores, associações e vendors complementares seguem um caminho próprio, com lógica e cadência diferentes das vendas diretas.
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‍Feche o ciclo: meça o evento como mede qualquer canal
‍Trinta, sessenta e noventa dias depois do evento, três perguntas devem ter resposta: quantas reuniões qualificadas foram geradas, quanto pipeline foi criado e influenciado, e qual é o custo por reunião e por oportunidade face aos outros canais. É esta análise e não a memória do ambiente no stand, que deve decidir se a empresa volta no ano seguinte, com que formato e com que investimento.

Com o tempo, esta medição produz o ativo mais valioso de todos: um mapa próprio de que eventos geram negócio real para o seu produto e mercados, e quais são apenas caros hábitos do setor.
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O evento é o meio. O processo é a vantagem.
‍As empresas de hotel tech que extraem pipeline consistente de eventos não são as que têm o maior stand, são as que tratam cada evento como um ciclo comercial completo: objetivos definidos, agenda construída com antecedência, conversas qualificadas com próximo passo, follow-up rápido e medição honesta.

Nada disto é complexo. Mas exige tempo, disciplina e, sobretudo, conhecimento de quem lá vai estar, que eventos valem para que mercados, que decisores participam, e como chegar até eles antes de a agenda fechar.

É exatamente aqui que a Hospitech Advisors trabalha. Sabemos que eventos valem genuinamente a pena na EMEA & LATAM e como maximizar o retorno de cada um, do outbound pré-evento à ativação no terreno e ao follow-up que transforma conversas em pipeline. Se o próximo grande evento do setor está no seu calendário, fale connosco em duas linhas. Respondemos em um dia útil, com um próximo passo concreto.